MED-EL, ein weltweit führendes Medizintechnikunternehmen mit Sitz in Innsbruck, Österreich, unterstützt über 200.000 Menschen in mehr als 100 Ländern mit innovativen Lösungen für Hörverlust. In der stark regulierten Medizintechnikbranche steht MED-EL vor komplexen Herausforderungen: Umfangreiche Informationsmaterialien müssen in bis zu 40 Sprachen übersetzt werden, während strenge regulatorische Anforderungen wie die Medizinprodukteverordnung (MDR) und die ISO 13485 eingehalten werden müssen.
Seit 2013 ist TOPPAN Digital Language der verlässliche Übersetzungspartner von MED-EL und hat das Unternehmen auf seinem Weg der digitalen Transformation begleitet – von traditionellen Übersetzungsprozessen hin zu innovativen, KI-gestützten Workflows, die nicht nur höchste Qualitätsstandards erfüllen, sondern auch die Effizienz deutlich steigern.
Die ursprüngliche Herausforderung
Als global tätiges Unternehmen produziert MED-EL eine Vielzahl von Materialien – von Produktbeilagen über Patientenbroschüren bis hin zu Websites, Bedienungsanleitungen und Software-Strings –, die präzise und konsistent in zahlreichen Sprachen übersetzt werden müssen. Vor der Zusammenarbeit mit TOPPAN Digital Language war der Übersetzungsprozess jedoch fehleranfällig:
- Unzureichende Qualität: Die Qualität der Übersetzungen schwankte erheblich, da Übersetzer häufig ohne Rückmeldung ausgetauscht wurden
- Manuelle, zeitaufwendige Prozesse: Texte wurden mühsam aus XML-Codes in Excel-Tabellen kopiert, übersetzt und wieder zurückkopiert
- Ineffiziente E-Mail-Kommunikation: Dateien wurden per E-Mail verschickt, was bei steigendem Arbeitsaufkommen schnell an Grenzen stieß
- Fehlende technische Infrastruktur: Kein computergestütztes Übersetzungstool (CAT), unstrukturierte Terminologie-Verwaltung in Excel-Listen
- Mangelnder In-Country-Review-Prozess: durch Subject Matter Experts (SMEs)
MED-EL benötigte einen Partner, der nicht nur ein hohes Übersetzungsvolumen bewältigen und alle erforderlichen Sprachen abdecken konnte, sondern auch bereit war, gemeinsam innovative Lösungen für die Zukunft zu entwickeln.
Die strategische Lösung
Im Jahr 2013 traf MED-EL auf der tekom-Jahresveranstaltung auf TOPPAN Digital Language (damals MEINRAD). Die damalige Marketing-Leiterin von MED-EL, selbst studierte Übersetzerin, war von der transparenten Arbeitsweise und der zukunftsorientierten Expertise überzeugt.
Fundamentale Verbesserungen (2013-2020)
- Transparenz und Konsistenz: TOPPAN Digital Language garantiert, dass immer derselbe Übersetzer eingesetzt wird, und dokumentiert dies für jeden Auftrag. Diese in der Branche unübliche Transparenz ermöglicht bei Bedarf die Nachverfolgung und gezielte Qualitätsverbesserung.
- Technologische Innovation: Mit der Einführung des CAT-Tools memoQ im Jahr 2015 wurden ineffiziente manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows ersetzt. TOPPAN Digital Language entwickelte maßgeschneiderte Vorlagen und Filter für komplexe Dateiformate wie XML und HTML.
- Fachkompetenz: Die Übersetzer haben umfangreiche Erfahrung in technischen und Marketingtexten, was entscheidend für die unterschiedlichen Anforderungen an Stil und Inhalt in der Medizintechnik ist
- Regulatorische Sicherheit: Die ISO 13485-Zertifizierung erleichtert Audits und gewährleistet Nachvollziehbarkeit und Haftungssicherheit – ein erheblicher Vorteil für MED-EL.
- In-Country-Review-Prozess: Dieser Prozess ermöglicht es MED-EL, Übersetzungen direkt von internen oder externen Fachleuten im jeweiligen Land überprüfen zu lassen, um kulturelle und fachliche Präzision sicherzustellen
Strategische Implementierung
Die Einführung erfolgte schrittweise und datengetrieben:
- Pilotprojekte: Zunächst wurden kürzere Texte im Rahmen von Updates bestehender Materialien mit Systran vorübersetzt. Dies ermöglichte eine gezielte Bewertung der ersten maschinellen Outputs und die Sammlung wertvoller Erfahrungen.
- Feedback-Integration: Übersetzer wurden aktiv in den Prozess einbezogen und nach Feedback zum maschinellen Output gefragt. Dieses Feedback floss direkt in die weitere Optimierung der Engines ein.
- Skalierung: Der Einsatz wurde auf verschiedene Textsorten ausgeweitet. Mittlerweile kommen nahezu alle Textarten für die Vorübersetzung infrage, mit Ausnahme besonders komplexer oder sensibler Inhalte wie technisch hochanspruchsvolle Materialien oder spezielle Blogartikel.
- Sprachkombinations-Optimierung: In Fällen, in denen die Engines noch nicht ausreichend trainiert sind, wird die maschinelle Vorübersetzung gezielt weiter optimiert, um kontinuierlich die bestmögliche Qualität zu gewährleisten.
Messbare KI-Vorteile
Die Integration von Systran hat bereits nach wenigen Monaten beeindruckende Ergebnisse erzielt:
- Zeitersparnis von einer Woche: Die regulären Übersetzungsworkflows konnten um eine ganze Woche verkürzt werden, was wertvolle Zeitpuffer für nachgelagerte Prozesse wie Revision und Implementierung schafft.
- Reduzierte Time-to-Market: Neue Produkte und Updates können schneller global ausgerollt werden.
- Kostenoptimierung: Eine Reduzierung der Übersetzungskosten um 20–30 %, wobei dies eher ein willkommener Nebeneffekt als das Hauptziel war.
- Qualitätssteigerung: Durch die Neural Fuzzy Adaptation und das kontinuierliche Training mit MED-EL-spezifischen Daten werden die maschinellen Vorschläge kontinuierlich besser.
Die messbaren Erfolge einer Dekade
Die Zusammenarbeit mit TOPPAN Digital Language hat MED-EL in den letzten elf Jahren transformiert:
- Drastisch gesteigerte Effizienz: Durch die Integration von memoQ und später Systran wurde der Übersetzungsprozess vollständig automatisiert. Projekte werden direkt in memoQ erstellt, an TOPPAN Digital Language übermittelt, KI-gestützt vorübersetzt, von Experten nachbearbeitet und an interne Korrekturleser zurückgeleitet.
- Regulatorische Compliance: Trotz gestiegener Anforderungen durch die MDR (2017–2021) konnte MED-EL dank der Unterstützung von TOPPAN Digital Language die Übersetzung von Labeling-Dokumenten in alle EU-Sprachen termingerecht umsetzen.
- Exponentiell erhöhte Produktivität: Mit denselben Ressourcen kann MED-EL heute deutlich mehr Projekte umsetzen – im Jahr 2024 waren es 380 Projekte in bis zu 40 Sprachen.
- Einheitliche Terminologie: Ein Terminologie-Workshop im Jahr 2022 führte zur Einführung einer unternehmensweiten Termdatenbank in memoQ (qterm). Dies gewährleistet einheitliche Übersetzungen über alle Projekte und Sprachen hinweg.
- Partnerschaft auf Augenhöhe: TOPPAN Digital Language wird von MED-EL als „externe Abteilung” wahrgenommen. Regelmäßige Check-ins, persönliche Besuche und enge Kommunikation sorgen für kontinuierliche Innovation und proaktive Problemlösung.
Best Practices für KI-gestützte Übersetzung
Basierend auf MED-ELs Erfahrungen haben sich folgende Erfolgsfaktoren für die Implementierung von Managed AI herauskristallisiert:
Vorbereitung ist entscheidend
- Ausreichend Zeitressourcen für die Implementierung einplanen
- Gründliche Reinigung von Translation Memories als Datenbasis
- Sorgfältige Pflege von Terminologiedatenbanken für konsistente Ergebnisse
Qualitätssicherung von Anfang an
- Umfassende Tests zur realistischen Qualitätseinschätzung
- Feedback von externen Dienstleistern als professionelle Qualitätskontrolle
- Training mit unternehmenseigenen Daten für optimale Anpassung
Integration in bestehende Workflows
- Nahtlose Integration in etablierte CAT-Tools wie memoQ
- Abschließendes Proofreading als unverzichtbarer Qualitätsschritt
- Fokus auf Zeitersparnis und Effizienzsteigerung,
nicht primär auf Kosteneinsparung
Ausblick: Die Zukunft der Übersetzung bei MED-EL
Die erfolgreiche Integration von Systran markiert nicht das Ende, sondern den Beginn einer neuen Ära. MED-EL und TOPPAN Digital Language arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung der KI-gestützten Übersetzungsprozesse:
- Kontinuierliches Training der Neural Engines mit neuen Daten
- Expansion auf weitere Sprachkombinationen basierend auf Qualitätsbewertungen
- Integration neuer KI-Technologien für noch präzisere und effizientere Übersetzungen
- Entwicklung branchenspezifischer Lösungen für die besonderen Anforderungen der Medizintechnik
Fazit
Seit 2013 hat sich TOPPAN Digital Language als unverzichtbarer strategischer Partner für MED-EL etabliert. Von traditionellen Übersetzungsdienstleistungen über die Einführung moderner CAT-Tools bis hin zur Implementation von cutting-edge KI-Technologien – diese Partnerschaft zeigt exemplarisch, wie Innovation in der Übersetzungsbranche aussehen kann.
Durch hochwertige Übersetzungen, automatisierte Workflows, KI-gestützte Effizienzsteigerungen und maßgeschneiderte Lösungen konnte MED-EL nicht nur die regulatorischen Anforderungen der Medizintechnikbranche erfüllen, sondern auch die interne Produktivität revolutionieren und die Qualität der Übersetzungen kontinuierlich verbessern.
Die Erfolgsgeschichte von MED-EL und TOPPAN Digital Language demonstriert eindrucksvoll, wie die intelligente Integration von KI-Technologien in etablierte Übersetzungsprozesse nicht nur Effizienz und Kosteneinsparungen bringt, sondern vor allem die Qualität und Geschwindigkeit globaler Kommunikation revolutioniert.
Über TOPPAN Digital Language
TOPPAN Digital Language ist ein führender Anbieter von Übersetzungs- und Lokalisierungsdiensten, spezialisiert auf die Medizintechnikbranche. Mit ISO 13485-Zertifizierung, KI-gestützten Workflows und maßgeschneiderten Lösungen unterstützt das Unternehmen seine Kunden bei der Bewältigung komplexer Übersetzungsprojekte und der Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
