Automatisierte und agile Workflows – welcher technische Redakteur wünscht sich das nicht? Schreibt man seine Doku in MadCap Flare, so blieb dieses Thema bisher oftmals Wunschdenken. Ab jetzt sieht das anders aus. Wie sich ein automatisierter und agiler Workflow bei der Übersetzung von Flare-Projekten gestalten lässt, erfahren Sie hier.
Automatisierung ist bei Übersetzungsprojekten in aller Munde. So auch bei der Übersetzung von Flare-Projekten. Technische Redakteure, die ihre Dokumentation in Flare schreiben, sind dabei bisher auf zwei Herausforderungen gestoßen:
1. Ein agiler Übersetzungsprozess war kaum möglich.
Um ein Flare-Projekt ordnungsgemäß zu übersetzen, war es bisher der beste Weg, das gesamte Flare-Projekt an das Übersetzungsbüro zu senden. Damit sind aber viele manuelle Arbeitsschritte verbunden:
- das Flare Projekt muss gepackt und an das Übersetzungsbüro gesendet werden,
- Anweisungen zu Targets und/oder Conditions müssen geschrieben werden,
- dann heißt es warten, bis das Übersetzungsbüro das Flare-Projekt wieder entzippt,
- in seiner Übersetzungsumgebung aufsetzt,
- die Analyse durchführt
- und schließlich das Angebot schickt.
Das ist nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern verhindert vor allem einen agilen Übersetzungsprozess. Dazu kommt, dass der Übersetzungsprozess erst immer nach Fertigstellung der Ausgangstexte angestoßen werden kann – von Agilität ist also keine Rede.
2. Übersetzungsbüros brauchten für Angebote viel Zeit
Um eine verbindliche Auskunft über die anfallenden Übersetzungskosten zu geben, muss das gesamte Flare-Projekt in das Übersetzungs-Tool importiert und analysiert werden – schließlich will sich kein Autor damit herumschlagen müssen, Listen darüber zu führen, welche Topics bereits übersetzt wurden und welche nicht. Flare-Projekte sind zumeist sehr groß, weshalb jeder einzelne Arbeitsschritt oft sehr lange dauert. Somit steht die technische Redaktion wieder vor Wartezeiten. Wenn dann das Angebot des Übersetzungsbüros endlich da ist, muss zumeist noch ein mehr oder weniger langer Freigabeprozess gestartet werden. Wird dann die Übersetzung in Auftrag gegeben, drängt natürlich die Zeit. Und Zeitdruck ist klarerweise nicht förderlich, wenn man hohe Qualität möchte.
Für beide „Zeitfresser“ gibt es Lösungen, nämlich automatisierte Workflows, die eine agile Arbeitsweise in der technischen Redaktion und dem nachgelagerten Übersetzungsprozess ermöglichen.
Wie sieht der Idealfall aus?
Sobald ein Redakteur einen Abschnitt in seinem Flare-Projekt fertiggestellt hat, den er übersetzen lassen möchte, klickt er einfach auf einen Button, der den Übersetzungsworkflow startet: Das Flare-Projekt wird automatisch mit einer vom CAT-Tool des Übersetzungsbüros überwachten Umgebung synchronisiert und der Übersetzungsworkflow gestartet. Die Rücklieferung der übersetzten Dateien erfolgt auf demselben Weg. Während ein Teil der Dokumentation also bereits übersetzt wird, arbeitet das Team der technischen Doku an anderen Teilen der Dokumentation weiter.
Automatisch, statt manuell
Diese Arbeitsweise bedeutet, dass alle oben beschriebenen manuellen Arbeitsschritte zur Gänze entfallen: kein Zippen des Flare-Projekts, kein Hochladen in ein Portal oder Versenden per E-Mail, kein Auswählen von Targets, usw. Das spart in der technischen Redaktion eine Menge Zeit, und der gesamte Prozess wird deutlich weniger fehleranfällig. Denn nur allzu oft kommt es beim händischen Auswählen der Targets dazu, dass Targets übersetzt werden, die man gar nicht benötigt. Auch technische Redakteure selbst sind dann überrascht, welcher Inhalt in Targets zu finden ist und übersetzt wurde. Das kann zu unnötigen Kosten führen. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Die übersetzten Flare-Projekte bleiben stets in derselben kontrollierten Umgebung, aus der dann die Targets gebaut werden können. Dies ist ein wichtiger Vorteil, wenn man bestimmte Fonts verwendet oder benutzerdefinierte Skripts in sein Flare-Projekt eingebaut hat.
Wie ist der Idealfall umsetzbar?
Damit eine so agile und zeitsparende Arbeitsweise möglich ist, braucht es ausreichend Vorlaufzeit. Folgende Fragen stellen sich:
- Welche Art der Anbindung ist zwischen MadCap Flare und dem Übersetzungsbüro möglich und sinnvoll?
Hierbei kommt es darauf an, mit welchen Systemen in der technischen Doku gearbeitet wird. Gibt es beispielsweise bereits ein GIT repository, macht es Sinn damit zu arbeiten. Wird in MadCap Central gearbeitet, schließt man hier weiter an den Prozessen an. Ist beides nicht der Fall, können andere Schnittstellen (z.B. in Form von überwachten Ordnern) eingerichtet werden. Prinzipiell gilt also, dass man sich die Ist-Situation gemeinsam ansehen muss, um dann den besten Weg zu gehen.
- Wie werden Texte weiterhin versioniert, damit Änderungen nachvollziehbar sind?
Besonders beim Arbeiten mit einer Schnittstelle ist die Versionierung wichtig, da der Prozess extrem flexibel ist und mehrere Parteien die Dateien bearbeiten können. Dadurch ist es nicht mehr so leicht nachzuvollziehen wer, wann welche Änderungen vorgenommen hat. Umso wichtiger ist es also, diese Frage im Vorhinein zu klären.
- Welches monatliche Budget gibt es für Übersetzungen?
Der oben beschriebene Idealfall schließt jene Phase aus, in der das Übersetzungsbüro ein Angebot stellt und der technische Redakteur eine Budgetfreigabe in die Wege leitet. Wenn keine Angebote gestellt werden, sondern direkt die Übersetzung in Auftrag gegeben werden, stellt sich folgende Frage: Wie behält man die Kosten im Blick? Das ist relativ einfach mit einem „Kostendeckel“ gelöst. In einem Rahmenvertrag wird festgelegt, welches Budget monatlich für Übersetzungen zur Verfügung steht. Nähert man sich dieser Grenze, erhält man als Kunde eine Benachrichtigung. Danach hat man noch immer Zeit, um Übersetzungen ins nächste Monat zu verschieben oder das Budget individuell anzupassen. Somit wird der Überblick auch ohne einzelne Projektangebote bewahrt.
Das Wichtigste zum Schluss
Die Erarbeitung von automatisierten Workflows erfordert eine gute und detailgenaue Absprache zwischen Kunde und Übersetzungsbüro. Jeder Kunde, jedes Flare-Projekt hat seine eigenen Anforderungen, die bei der Einrichtung einer Automatisierungsintegration berücksichtigt werden müssen. Die Devise lautet: mit dem richtigen Partner Schritt für Schritt in Richtung Ziel. Bevor also größere Entscheidungen oder gar Investitionen in diese Richtung gesetzt werden, hilft ein Kennenlernen mit den Lokalisierungsexperten eines Übersetzungsbüros.
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